三.调整设置

　　Office XP可以让用户随意控制其各个部件。事实上，与以前版本的Office相比，Office XP更加灵活。下面的六条技术可以向你表明如何对Office进行定制。

重新部署任务面板

　　Office XP中新引进的T任务面板可以让用户很方便的使用各种编辑工具，但这些工具在屏幕上占据了相当大的面积，可能影响到用户对文档的浏览。幸运的是Office XP应用程序中的任一Task Pane都可以从主窗口移动到桌面上的任何地方，而且可以减少其显示面积。只要简单地点击任务面板的顶部，然后就可以把它拖到你喜欢的任一地方。

图3

　　下次运行这一应用程序并调出任务面板时，它还会出现在上次出现的位置，因此用户无需在重新配置工作空间方面浪费不必要的时间。事实上，每个Office XP应用程序都负责管理自己的任务面板，因此可以将不同的Office应用程序的任务面板放置在不同的位置上。

安装语音识别功能软件

　　Office XP带有内置的语音识别软件，但它并非是一种缺省配置。要安装语音识别功能，必须选用定制安装方式，然后打开"Office共享功能">"其他输入方式">"语音"，并选择"从我的电脑运行"，就会在安装过程中安装语音识别功能。如果决定不现在安装语音识别功能，可以省下64MB的硬盘空间，此后，可以随时安装这一功能。

　　添加语音识别功能最简单的方法是在Word 2002中进行添加。选择"工具">"语音"，然后在系统询问是否安装这一功能时点击"Yes"按钮，当然，这时就需要在光驱中放入Office XP的光盘了。

　　如果没有安装Word，可以通过如下的方式添加语音识别功能：

　　从"开始">"设置">"控制面板"中选择"添加/删除程序图标"
　　在"安装/删除"标签上选择Microsoft Office XP并点击 "安装/删除"按钮。Office XP安装程序对话框出现后，选"添加/删除功能"，并点击"下一步"按钮。
　　在"要安装的功能"中点击"Office共享功能"旁边的小加号（+）。点击"其他用户输入方式"后面的小加号（+），点击"语音"，并在下拉菜单中选择"从我的计算机运行"。
　　点击"更新"按钮。
创建用语音激活的宏

　　与IBM的ViaVoice等语音识别软件不同，Office XP不允许用户创建语音激活的宏。幸运的是，我们可以将语音识别与Office XP应用程序中的宏结合起来完成相同的功能。

　　下面我们以在一份文档中插入回复邮件地址为例，来说明如何实现这一任务。要完成这一任务只需要三个步骤（下面的步骤适用于大多数的Office XP应用，但在Outlook中会稍微有所不同。）

　　第一步：创建一个记录操作或文本输入的宏。这一任务可以通过依次选择"工具">"宏">"记录新的宏"完成。
　　第二步：通过依次选择"工具">"定制"并点击"工具条"标签定制一个新的工具条。点击"新工具条"按钮，并在新工具条名字字段处输入新建工具条的名字，并点击"OK"按钮，把新定制的工具条拖放到Word窗口顶部的工具条的其他地方。
　　第三步：在刚才创建的工具条上添加新创建的宏的按钮。点击"定制化"对话框中的"命令"标签，在分类清单中选?quot;宏"。然后把新的宏从"命令"标签拖到定制的工具条的右端，并把它放到那里。在"定制化"对话框点击"关闭"按钮。

　　现在就可以通过用语音说出刚才添加的宏的名字而运行它了。

关闭智能化标签

　　从大体上看，智能化标签的用途可以说是无穷的，但它也可能象以前的Office助理那么烦人，尤其是出现在与智能化标志相关的内容下面的点划线和智能化标签弹出按钮。不幸的是，微软没有将所有的智能化标签选项组合在一个对话框中，或者提供一种只要点击一下鼠标就可以全部禁止它们的方式，用户只能一个一个地取消它们。

　　在Word 2002中

　　要关闭能够自动识别名字、日期、时间、地址、电话号码和最近使用过的电子邮件地址的智能化标签，需要依次选择"工具">"自动纠正选项"，并点击"智能化标签"标签，清除"用智能化标签标识文本"和"显示智能化标签活动按钮"二个检查框，并点击"OK"按钮。（还可以通过选择或清除"识别对象"清单中的检查框启动或禁止个别的智能化标签功能。）

　　要关闭粘贴选项智能化标签，需要依次选择"工具">"选项"，点击"选项"对话框中的"编辑"菜单，清除掉"显示粘贴选项按钮"选项的检查框并点击"OK"按钮。

　　在Excel 2002中

　　要在"自动更正"对话框中关闭Excel的智能化标签，选?quot;工具">"自动更正"，点击"智能化标签"标签，清除其中"用智能化标签标识数据"检查框，并点击"OK"按钮。

　　我们还可以关闭Excel的错误检查智能化标签，当有公式不符合有关规则后，就会出现该标签。选择"工具">"选项"，点击"错误检查"标签，并清除"启动后台错误检查"检查框，点击"OK"按钮。

　　禁止自动更正和粘贴选项智能化标签的方法与在Word 2002中类似。在关闭粘贴选项智能化标签的同时也关闭了Excel的自动填充先项智能化标签。（事实上，只要在Word中关闭了这些功能，其他的Office XP应用程序也会关闭它们。）

　　在PowerPoint 2002中

　　要关闭PowerPoint的AutoFit、Automatic Layout和AutoCorrect智能化标签，可以依次选择"工具">"自动更正"，点击"自动更正"标签，清除"显示自动更正选项按钮"检查框；然后点击"输入时自动格式化"标签，清除"输入时适用"小节下面以"AutoFit"开头的二个选项和"工作时适用"标题下面的"插入对象的自动输出"检查框。

　　禁止自动更正和粘贴选项的方法与Word 2002中相同。
使文档具有更好的隐私性

　　Word、Excel和PowerPoint 2002都可以从文档中删除一些文档创建者的个人资料，如果不想让别人知道是谁创建或修改了文档，就可以使你保持隐蔽起来。

　　在这些应用程序中选择"工具">"选项"，然后点击"安全"标签，在隐私选项小节下选择"在文档存盘时删除个人资料"检查框。在该文档下次存盘时，Office XP就会删除其中的个人资料，或者用一些通用的资料取代个人资料。被删除的个人资料包括：

　　属性对话框中的名字、管理器和公司以及对文档作出修改的作者的名字和每次水柱存盘时的名字清单。

克隆你的Office XP

　　Office XP允许用户创建一个定制化设置文件，其中包括菜单、工具条和模板的设置。把该文件存储在本地硬盘或远程的互联网服务器上，一旦使用你不大熟悉的装有Office XP的计算机时，就可以使用该配置文件虚拟地把这台计算机变为你的计算机的"克隆品"。

　　要建立配置文件，选择Windows中的"开始"菜单>"程序">"微软Office工具"，点击"保存我的设置向导"按钮，并按向导中的指示去作。
把该配置文件保存在本地硬盘、公司的网络或一张备份盘上（配置文件足够小，能够放在一张软盘上。）如果你的硬盘出了问题而需要重新安装Office XP，就可以很方便地从这一备份文件中恢复设置，节约许多的时间。

　　当有了一个备份，而需要对其他计算机系统上的Office XP进行相同的个性化设置，又不想使用一张软盘时，建议把配置文件保存在微软安全的网上服务器上，微软保证它自己不能获得这些配置文件。可以使用任何可以上网的计算机获得这些配置文件，然后用它按照你的个性化设置恢复Office XP。
四.Office XP的小秘密

　　由于Office XP各种应用程序之间完全的整合性、强化的互联网智能和一些小工具（例如智能化标签和语音识别功能），使得它的功能要远大于各个部件简单相加之和。然而，Office XP的复杂性要比以往的版本要高，很容易使用户产生摸不着北的感觉。下面的6个小技巧将使你掌握Office XP的精髓。

智能化标签意味着智能化粘贴

　　Office XP的智能化标签部分是超级链接，部分是菜单。无论是在哪种应用程序中，当鼠标经过或点击适当的条目时（比如说是一个名字。），智能化标签就会弹出一个与该条目相关的命令或功能来。例如，如果在Word中鼠标停留在一个电子邮件地址上，智能化标签就会让你发送一封电子邮件。

　　Word、Excel和PowerPoint中的粘贴选项智能化标签可以使用户在执行粘贴和拷贝操作时选择是保持原来的格式还是使用目标文档的格式。使用它可以节约大量的时间，免除了人工对拷贝的数据进行选择、格式转换的费时费力的过程。

图4

　　例如，如果在Excel中拷贝一部分电子表格，可以用"编辑">"粘贴"将它拖到一个Word文档中，被粘贴内容的右下角会出现智能化标签，点击向下的箭头儿，就会看到可以进行的选择了，其中包括从保持源文档的格式到符合目标文档的格式在内的各种选项，甚至还能将拷贝的资料与原来的Excel文档连接起来，以便在原来的文档更新时，拷贝的文档可以得到及时的更新。
快速帮助

　　尽管微软在Office XP取消了以往版本的Office中的Office Assistant，用户仍然能够在不打开"帮助"菜单的情况下得到帮助。

　　在每个Office XP应用程序的右上角的"提出问题"域中输入问题，然后按Enter键，"提出问题"字段的右下面就会出现包含一个或多个答案的答案向导，点击其中的一个答案就会显示出相应的帮助。

把文件保存在互联网上

　　如果需要与别人共享文档或不想让庞大的文档占用宝贵的硬盘空间，在Office XP中可以很方便地做到这一点。每个Office XP应用程序都能把文件存储到微软的MSN门户网站的一个免费站点上。用户需要有互联网连接和通行证帐户。（微软的安全ID和口令，在使用Hotmail或MSN Instant Messenger等微软公司提供的其他服务时也需要。）申请通行证是免费的，如果有一个Hotmail电子邮件帐户，也就有了一个通行证帐户。（ID就是Hotmail电子邮件地址，口令与访问收件箱的口令相同。）

　　在第一次使用这个功能时，Office XP会为你自动地创建一个存储站点，然后这个站点将作为文件夹出现在"保存为"对话框中。当需要在互联网上保存文件时，象在其他文件夹中保存文件那样点击它即可，然后点击对话框中的"保存"按钮保存文件。

　　要打开保存在互联网上的文件，同样使用"文件">"打开"命令，然后有一个登录过程。
通过浏览器访问文档

　　通过Office XP在互联网上保存文件听起来很好，但如果你是在野外工作，有互联网连接而计算机上没有安装Office XP时怎么办呢？
没有问题，打开浏览器并输入下面的地址：

　　http://www.msnusers.com/name@hotmail.com/files

　　其中的name@hotmail.com是你的通行证ID

图5

　　这时用户必须输入通行证ID和口令，然后就会看到一个在Office XP的各种应用程序中存储在互联网上的文件的基于浏览器的目录，点击需要的文件并把它下载到硬盘上。根据文档的类型和所运行的应用，用户也可以用其他的应用程序打开文档并进行编辑。例如，最近推出的WordPerfect就可以打开微软的Word文档。
扫描简单的文件

　　如果有一个扫描仪，Office XP的Office Document Imaging能够把纸质的文档转换成数字化的文档，然后直接送到Word中，但这种方法只适用于简单的文档。对于复杂的文档就需要使用OmniPage Pro 10了。

　　Document Imaging扫描纸质文档后，显示出得到的图像文件，并将经过其内置的OCR软件处理过的结果送到Word文档中。要使用这一功能，通过"开始">"程序">"微软Office工具">"微软OfficeDocument Imaging"。（如果使用的是定制化安装，可能这一工具显示不出来；需要使用控制面板中的"添加/删除程序"图标在你的计算机上安装Document Imaging。）

　　Document Imaging的性能远不能和OmniPage Pro等专业的OCR软件相比。尽管它能够扫描纯文本的简单文档，但却对文本、图像混合稍微复杂一点的文档无能为力。

改进的剪贴板

　　如果对以往的Office每次只能拷贝、粘贴一块资料感到不满，那一定喜欢Office 2000中的Office Clipboard，它允许用户存储12个剪切或拷贝的资料块。Office XP将这一容量翻了一番，这就意味着在粘贴板在真正地采取行动前用户可以连续24次地按下Ctrl-C或Ctrl-X键。

　　可以从任何具有Copy命令的程序中拷贝信息（几乎上是所有的Windows应用程序），但只能把Office Clipboard中的内容粘贴到Office XP的文档中。要粘贴一块资料，可以把光标停留在希望的位置，然后点击Clipboard清单上的相应条目。Office Clipboard显示一部分的拷贝信息，因此用户可以知道拷贝的内容。

（出处：不详 ）