• 备份是保护Word的第一法宝。首先，在你尝试改变Word2000的工具栏或者菜单的时候，第一个考虑一概是备份你的Normal.dot文件，该文件保存着Word的基本设定。Normal.dot通常的位置在：
  C:＼ WINDOWS＼APPLICATION DATA＼MICROSOFT＼TEMPLATES目录下，建议你安装完Office2000或者是对安装完毕按照你自己的使用习惯设定完成之后，立刻将该文件做一个备份，可以在需要的时候，将备份的Normal.dot重新拷贝回最初的目录，可以完全恢复最初的设定，这样可以省去很多的麻烦。

• 设定一个密码。Word97有2种保护文件的方法。第一种就是完全的保护方法(控制文件打开的权限)。加密码的方法为，选择菜单"文件"，"保存为"，按"选项"按钮，在密码输入区域输入密码，然后按确定，你将被提醒再次输入密码，按"确定"，若第二次密码输入无误，该文件将加上了密码保护；第二种是设置修改密码，方法同上。类似于Word97，Word2000也有2种保护文件的方法。第一种方法选择菜单"工具"，"选项"，"保存"，按需要输入保存和修改的密码，按确定，系统提示再次输入密码，确认无误，文件将被加上密码保护；第二种方法是利用操作Windows2000操作系统的文件加密保护功能，选中要加密存储的文件，按"右键菜单"，"属性"，"常规"，"高级"，选择"加密内容以保护数据"即可。需要提醒您的是，如果你采用Word自带的加密码保护功能的话，建议密码位数至少10位以上，因为现在已经有专门破解Word加密文件的工具，如果密码位数很少，将很快被破解。对于利用操作系统加密文件，需要的软件环境是Windows2000操作系统+NTFS磁盘分区。

• 注意宏病毒(Macro virus)。Word 97和Word 2000极其容易收到宏病毒的攻击。宏病毒由Word自身的宏语言创建。Word 97中如果你按照下面的步骤进行操作，如果文档中带有宏会给予警示：打开菜单"工具"，"选项"，"选项"，"常规"，选择"宏病毒保护"。在Word 2000中，选择菜单"工具"，"宏"，"安全性"，然后选取您需要保护级别，默认的"高"安全性保护和真正的杀毒软件的安全级别还是由一定差距，建议选择一款实时病毒监控软件，如Norton Antivirus。

• 生成命令列表。在Word可以使用的菜单选项里面没有包括Word的所有命令，有一些被隐藏了。要得到一个完整的Word命令列表，可以采取下列步骤实现：选择菜单"工具""宏""宏"，在"宏的位置"下列列表中选择"Word命令"，在"宏名"中输入"ListCommands"命令，然后点"运行"按钮，在新弹出的对话框中选择"全部Word命令"，然后点"确定"，你将得到一个超过30页的Word命令列表。

  

• 插入日期和时间。开始手工输入然后由自动完成文本输入日期和时间是一种做法。另外，一种方法是打开插入菜单，选择"日期和时间"，然后选择合适的日期和时间格式。如果选中"自动更新"选项，插入文档的日期将不能保持插入时候的日期和时间，而是当前的日期和时间。 >格式化文本。粗体，下划线和斜体。可以使用CTRL-B、CTRL-U和CTRL-I快捷键来完成对文本的粗体，下划线和斜体格式化操作，同样的如果再次按快捷键将取消对文本的格式化。

• 修改默认字体。选择"格式"菜单，选择"字体"，"字体"选项卡，下一步，选择你喜好的字体，然后按"确认"按钮完成设定。如果按左边的"默认"按钮，你将会得到一个提示问你是否用你设置的字体替换模板里面的默认字体，待你确认后所有使用默认模板的文档的字体都将改变。

• 格式刷。格式刷可以复制文本格式。要想看看效果，先选中你喜欢的已格式化文本，然后单击工具栏上的"格式刷"按钮(如果你想多次应用该文本格式化请双击)，然后选中需要接受该格式化的文本，你可以立刻看到文本格式化后的效果。

• 单倍或者双倍行距。按"CTRL+2"组合键可以快速的将选中的文本行距改变为当前行距的2倍，要改回原来的单倍行距，按"CTRL+1"组合键就可以。如果需要1.5倍行距，按"CTRL+5"组合键。如果需要对行距更多的控制，选择菜单"格式"，选择"段落"，"缩进和间距"选项卡，找到"行距"设置，你可随心所欲的控制行间距。

• 格式化页边距。页边距是纸张的边缘和文本最边缘的距离。要改变页边距，选择菜单"文件"，"页面设置"，按"页边距"选项卡。你可以按照你的意愿非常容易的设置上下左右边距，以符合你的输出要求。

• ALT键快捷方式。是否注意到Word软件"文件"、"编辑"、"查看"等下列菜单有一个小的下划线？举例来说，"F"是文件(File)。下划线提醒你按下"ALT"后再按下该键将激活该菜单。在下列菜单中，我们依然可以看到有下划线的字符，但此时无需按"ALT"键就可以使用该命令，直接按有下划线的字母就可以了。举例来说，在文件菜单里面，如果你要用键盘关闭当前正在编辑的文件，按下ALT-F，C，三个键即可。

• 快速选中。一个简单的不使用鼠标快速选中文本的方法是使用"SHIFT"和方向键的组合。把光标停留在需要开始(或者结束)选择的文本前(或者后)，然后按下"SHIFT"键后使用方向键选中你希望选中的文本。

• 移动光标。Word字处理中光标所在的位置对我们来说很，否则我们不知道我们当前的编辑位置。使用"Home"或者"End"按键可以快速移动到行首或者行末；使用"CTRL+HOME"、"CTRL+END"可以快速的将光标移至文档的开头或者结尾。

• 需要升级么？你使用的Word是什么版本？如果你还在用Word97的话，你必须下载Office Service Release 2 (SR-2)修复Word97的错误来加强程序的稳定性。要查看你当前使用Word软件版本，选择"帮助"菜单，选择"关于Microsoft Word"，你可以从新的窗口中发现你当前软件的版本。

• 你真的需要帮助么？Office助手-是朋友还是敌人？微软花费巨资来完成这个Office助手帮助系统。实际上，按照统计数据，仅仅有25%的用户需要这项功能。你可以在编辑文稿的时候按"F1"键呼出Office助手(如果在屏幕上可以通过双击调出来)。那是什么？Word有一个非常棒的？！命令！试着按下"SHIFT-F1"组合键(或者选择菜单"帮助"，选择"这是什么？"命令)，你可以看见一个光标加大而且多了一个大问号。现在，在屏幕上的任意位置点击，你将可以看到如下图所示的扼要提示。

  

• 模板向导。当你开始新建一个文档的时候，是否是选择菜单"文件"，"新建"，然后从"常用"选项卡中选择"空白文档"开始？那你应该看见还有很多的选项卡，比如简历，信封，传真或者邮件标签。

• 简单的"宏"。在你安装完Word的时候有2个包含宏的模板已经安装在你的系统里面了。如果你使用的是Word97，应该保存在下面的目录里面：
  C:＼PROGRAM FILES＼ MICROSOFTOFFICE＼OFFICE＼MACROS＼
  是这样2个文件：Macros8.dot和Support8.dot(模板文件的默认文件扩展名是.DOT)。如果选择"文件"菜单，选择"打开"，选择"Macros8.dot"，Macros8.dot被加载后，你将发现微软技术支持中心为Word97额外增加的8个功能。 >创建"宏"。如果你需要使用Word每天(或者更高的频率)例行公事或者使用连续的命令，你可以简单的利用通过记录按键来创建一个小命令，来完成这项简单而且极其需要重复性劳动。如果想试试，使用菜单"工具"，"宏"，然后选择"记录宏"。你会被询问该宏是被用于工具栏还是键盘命令。最后，你将可以记录"宏"。一个小的控制面板可以让你控制暂停或者停止录制工作。(待续)

（出处：新浪科技 ）